為進(jìn)一步推進(jìn)移民搬遷檔案的規(guī)范化管理，促進(jìn)移民搬遷檔案工作的科學(xué)化、程序化、制度化，不斷提升檔案信息服務(wù)水平，山陽(yáng)縣移民辦從2015年5月初開(kāi)始，計(jì)劃利用40天時(shí)間，認(rèn)真細(xì)致整理歸檔2011年至2014年的各類(lèi)檔案，并對(duì)檔案系統(tǒng)內(nèi)的搬遷戶(hù)資料和備案資料進(jìn)行系統(tǒng)的梳理，為以后準(zhǔn)確迅速地查找、利用檔案奠定了基礎(chǔ)。一是統(tǒng)籌安排，實(shí)行責(zé)任追究�？h移民辦按照市移民辦檔案管理要求，進(jìn)一步夯實(shí)責(zé)任，成立信息化檔案資料整理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由移民辦主任任領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)，具體分三小組，各小組長(zhǎng)具體負(fù)責(zé)，要求認(rèn)真細(xì)致的做好資料歸集、整理、裝訂和歸檔工作。嚴(yán)禁工程項(xiàng)目資料和戶(hù)源信息資料丟失流失;嚴(yán)禁篡改、涂改檔案資料，實(shí)行“誰(shuí)整理誰(shuí)負(fù)責(zé)”的責(zé)任追究。二是細(xì)致收集整理，科學(xué)分類(lèi)歸檔。檔案整理過(guò)程中，移民辦聘請(qǐng)檔案局檔案老師進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，安排專(zhuān)人分組對(duì)2011-2014年所有檔案依據(jù)年度、鎮(zhèn)辦、安置點(diǎn)、搬遷戶(hù)、備案資料等歸檔類(lèi)別進(jìn)行收集、整理，并進(jìn)行目錄編制，裝訂成冊(cè)，放入檔案室存放。同時(shí)對(duì)2011-2014年漏歸的檔案進(jìn)行分類(lèi)歸檔。三是及時(shí)錄入信息，方便調(diào)閱查找。將歸檔文件按年度、鎮(zhèn)辦、安置點(diǎn)、搬遷戶(hù)、備案資料依次編號(hào)，及時(shí)錄入檔案系統(tǒng)，同時(shí)為方便查找，將文件中重要的關(guān)鍵詞錄入系統(tǒng)對(duì)應(yīng)的備注中。經(jīng)過(guò)完善，現(xiàn)在可以從5個(gè)大類(lèi)進(jìn)行快速搜尋，2分鐘查找到安置點(diǎn)檔案，3分鐘查找到移民戶(hù)檔案，真正做到檔案查閱快捷方便。四是系統(tǒng)梳理檔案，提高利用效率。根據(jù)省、市移民辦要求，縣移民辦對(duì)原有的檔案系統(tǒng)進(jìn)行了更換升級(jí)。這次檔案整理工作也對(duì)檔案系統(tǒng)中原有的檔案進(jìn)行了系統(tǒng)的梳理，重點(diǎn)核對(duì)信息庫(kù)中的年度、鎮(zhèn)辦、安置點(diǎn)、搬遷戶(hù)、備案資料編號(hào)等與庫(kù)房存放是否一致，確保信息庫(kù)中的檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。