一份份檔案材料正在“網(wǎng)”上安家落戶
截至今年6月底，市、區(qū)縣存檔機構(gòu)管理人事檔案共計171萬份，而面對如此龐大的人事檔案，一方面存檔人員抱怨紙質(zhì)檔案調(diào)來調(diào)去太麻煩，一方面存檔機構(gòu)嫌紙質(zhì)檔案太占地兒。面對北京城近兩百萬份的紙質(zhì)檔案，頻繁查閱轉(zhuǎn)移中丟失、損毀時有發(fā)生，甚至還會被篡改，建立統(tǒng)一的電子檔案系統(tǒng)已經(jīng)迫在眉睫。
目前本市各區(qū)縣存檔機構(gòu)正在將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案電子化。電子化后如何保障檔案安全、如何保障個人隱私不被泄露，以及將給檔案管理帶來哪些變化？北京青年報記者對此進行了調(diào)查。
本市171萬份由市、區(qū)縣存檔機構(gòu)管理的人事檔案將實現(xiàn)電子化，全市統(tǒng)一的檔案查詢系統(tǒng)也將正式上線。昨日，北京青年報記者從市人事檔案管理部門了解到，本市各區(qū)縣存檔機構(gòu)人事檔案的掃描工作正緊鑼密鼓地進行中，不少區(qū)縣掃描完成的檔案數(shù)都超過了10萬份。
檔案庫“用地”緊張日益凸顯
據(jù)統(tǒng)計，將檔案存放在本市市、區(qū)公共管理檔案機構(gòu)的，截止到今年6月底，數(shù)據(jù)為171萬份，不可不謂之“海量”。而在諸如辦理生育證、出生證、學歷證明等等，都需要由存檔機構(gòu)開具相應證明。而對于這些業(yè)務的辦理，存檔人員有著諸多微詞：去開個證明，通常都要等很久，好不容易等到檔案被從檔案庫中提取出來，還得一頁一頁翻。
而另一方面，存檔機構(gòu)面對不斷增加的存檔數(shù)量，不少區(qū)縣的檔案庫雖然一再擴容，但還是出現(xiàn)“用地”緊張，有的甚至還要外租場地。在市人力社保局2014年財政預算表中，市勞服管理中心就開列出檔案庫房租賃費55萬元。而對于存檔大戶朝陽區(qū)職介中心來講，從2008年底至去年底，5年的時間里實存檔案數(shù)就增加了5萬份，2009年起新增了100平米的檔案庫很快又要告滿。
百萬份檔案正在掃描
就檔案電子化的呼聲，市人力社保局透露，實際上目前各區(qū)縣存檔機構(gòu)對于人事檔案的掃描工作正進行得緊鑼密鼓，一份份檔案材料正在“網(wǎng)”上安家落戶。掃描工作完成之后，全市統(tǒng)一的人事檔案查詢管理系統(tǒng)也將上線，屆時全市的人事檔案信息將實現(xiàn)共享。
北青報記者了解到，不少區(qū)縣級的存檔機構(gòu)的掃描工作已全部完成或接近尾聲，像朝陽、海淀都有超過10萬份的人事檔案已經(jīng)有了“電子身份”，而像東城、通州也有了近10萬份的掃描“業(yè)績”。同時，人事檔案的掃描正在深入到街鄉(xiāng)社保所，像朝陽區(qū)所屬的43家街鄉(xiāng)社保所正在進行相關(guān)的招投標工作，18.7萬份失業(yè)人員以及退休人員的人事檔案也在靜候電子化。
檔案業(yè)務辦理時間縮短至兩三分鐘
提到人事檔案電子化的好處，朝陽區(qū)職介中心相關(guān)負責人表示，一是優(yōu)化了辦事程序；二是提高了檔案的安全性。據(jù)其介紹，朝陽職介中心存檔近16萬份檔案已經(jīng)全部完成掃描，以往單位查檔或個人開證明，要先從檔案庫里調(diào)出檔案，再打開檔案一頁一頁翻看，辦理時間至少10分鐘以上，麻煩的甚至半個小時，窗口經(jīng)常排出長隊來；現(xiàn)在，只需在電腦中輸入身份證號或檔案編號，檔案相關(guān)材料便在電腦中顯示出來，兩三分鐘之內(nèi)搞定，復雜的也就五分鐘。
現(xiàn)場
檔案中材料
按10項清單順序登記
先將檔案封皮貼上帶有電腦可識別的條形碼，再按嚴格的先后順序?qū)n案內(nèi)的材料整理，最后用上平板掃描儀或高速掃描儀，將檔案內(nèi)容一一轉(zhuǎn)化成影像材料……日前，北青報記者在朝陽區(qū)職介中心的數(shù)字檔案管理室中目睹了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的全過程。
走進一間不足十平米的屋子，只見屋內(nèi)的推車里擺滿了一摞摞新接收進來的檔案，屋內(nèi)工作人員先是拿出一份檔案，在電腦進行登記后，在封皮上再貼上相應的條形碼之后，就傳遞至檔案分揀人員手中。而這部分“工序”最為復雜：要將檔案中的一頁頁材料按清單順序進行排序。北青報記者看到，清單內(nèi)包括十大項，第一項即是履歷材料，接下來包括自傳、鑒定考核、審計、學歷學位和專業(yè)、政審、黨團材料、獎勵處分材料、錄用或任免、退休等。“這些都得按先后順序進行整理，之后再按順序進行掃描�！惫ぷ魅藛T表示，多數(shù)的紙質(zhì)檔案因為經(jīng)過很多的存放地方，中途又會放入很多新的材料，內(nèi)容上分類并不清晰，此次電子化也成為對檔案進行重新梳理的契機。
經(jīng)過梳理的檔案被傳到掃描者手中，對于獨立成頁的材料就被放在高速掃描儀處，幾秒鐘后相連的電腦中就顯示出該頁；對于整冊的材料就“發(fā)配”給平板掃描儀，速度稍慢，但也顯示在電腦中。最后，紙質(zhì)材料重新歸檔加封，掃描槍再掃描，相關(guān)內(nèi)容躍然電腦之上。
人事檔案電子化如何保障檔案安全？
電子化可有效防止檔案被篡改
對于安全性的提升，朝陽區(qū)職介中心相關(guān)負責人表示，以往人事檔案被頻繁地查閱、轉(zhuǎn)移過程中，很容易丟失、被篡改，現(xiàn)在檔案不用調(diào)來調(diào)去，丟失的概率要小。同時，只要有篡改，一對照電子檔案，很容易被查出，有效地減少了人為涂改，“以往我們接收檔案時只要內(nèi)容齊全就會接收，但現(xiàn)在還要進行紙質(zhì)檔案和電子檔案的對比，一致了才會接收。像我們電子系統(tǒng)上線后，已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了兩起涂改檔案，都是將之前未從事過的工種加入檔案以達到提前退休的目的！”
實施電子化后如何保障個人隱私？
查看檔案必須通過網(wǎng)絡設(shè)置權(quán)限完成
對于市民關(guān)心的檔案實施電子化以后怎么保護個人隱私的問題，市人力社保局表示，實施人事檔案電子化管理后，各相關(guān)辦事機構(gòu)都有不同的權(quán)限，查看檔案、增加檔案信息都必須通過網(wǎng)絡設(shè)置權(quán)限完成，而且對于檔案信息只許增加不許刪改。而對于檔案對個人查詢的放開程度，一定會考慮到存檔人員的心理感受，謹慎推進。
檔案電子化將給檔案管理帶來哪些變化？
三大設(shè)想或?qū)⒏淖儥n案管理模式
北青報記者在采訪市人力社保局以及各區(qū)縣存檔機構(gòu)時了解到，檔案電子化在檔案管理方面帶來較大的變化，他們目前至少有三個方面的設(shè)想。
設(shè)想一：人事檔案業(yè)務可就近辦理
在本市人事檔案管理查詢系統(tǒng)上線后，本市的人事檔案信息將可實現(xiàn)共享，查詢起檔案存放的所在地就變得易如反掌。而既然實現(xiàn)了信息共享，這意味著人事檔案業(yè)務將來可能就近辦理。
設(shè)想二：人事檔案業(yè)務可網(wǎng)上申請
既然檔案實現(xiàn)了電子化，就有可能給每個存檔者或存檔單位生成二維碼，實現(xiàn)業(yè)務的網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上申請，之后再通過網(wǎng)絡直接發(fā)送過去，不用再去現(xiàn)場。
設(shè)想三：建立人事檔案館，各區(qū)縣對于存檔集體“上交”
既然紙質(zhì)檔案已經(jīng)可以泰然“養(yǎng)老”，且所占空間很大。那就有可能將各存檔機構(gòu)的檔案歸于一處，成立北京市的人事檔案館，集中存放，既便于管理又省卻諸多麻煩。
對于上述的三點設(shè)想，市人力社保局表示都在謹慎考慮之中。（本版文/本報記者 解麗 攝影/本報記者魏彤）